Want to organize your own event? This could be an excellent idea! If you keep a few things in mind... We have a lot to talk about, so no long rambling... By the end of this article, you'll have the vast majority of aspects for a successful event in mind - and how to manage them in the best possible way!
Du willst dein eigenes Event organisieren? Das könnte eine exzellente Idee sein! Wenn du ein paar Dinge beachtest... Wir haben viel zu besprechen, also kein langes Rumgerede... Am Ende dieses Artikels wirst du die allermeisten Aspekte für ein gelungenes Event im Blick haben - und auch wie du diese bestmöglich managen kannst!
A lot depends on what kind of event you are planning and in what setting. In terms of size, where and for whom. Here in this article, however, I must somehow accommodate all readers/future organizers. If you say “Paul, I'm planning a dance evening for senior citizens in a convalescent home”, then you probably have to think differently than someone who is planning a tent festival in the village where hardly anyone can pronounce their name clearly at the end; different thoughts than someone who is planning a techno festival where everyone only drinks overpriced water or, in an emergency, fruit juice, because alcohol often has no effect on such a clientele.
Vieles kommt ein bisschen darauf an, welche Art von Event und in welchem Rahmen man plant. Größentechnisch, wo und auch für wen. Hier in diesem Artikel muss ich aber allen Lesern/zukünftigen Veranstaltern irgendwie entgegenkommen. Wenn du sagst "Paul, ich plane einen Tanzabend für Senioren im Kurheim", dann musst du dir wahrscheinlich andere Gedanken machen, als jemand, der ein Zeltfest im Dorf plant, wo am Ende kaum noch jemand seinen Namen klar aussprechen kann; andere Gedanken als jemand, der ein Techno-Festival plant, wo alle nur überteuertes Wasser oder im Notfall Fruchtsaft trinken, weil Alkohol bei einem solchen Klientel oft keine Wirkung zeigt.
Either way, organizing an event should not be taken lightly. If you haven't already worked in this industry and have experience, then there are stumbling blocks on the way to a successful event. I have tried to structure the following in a sensible way so that this article provides you with as much inspiration as possible - however, there are always points that overlap. This is therefore not due to my inability to structure content correctly, but to the multifaceted nature of the matter.
Egal wie: ein Event zu organisieren sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wenn du nicht bereits in dieser Branche gearbeitet und Erfahrungen hast, dann gibt es Stolpersteine auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event. Ich habe versucht, die folgende Gliederung sinnvoll vorzunehmen, damit du mit diesem Artikel eine möglichst umfassende Anregung hast - allerdings gibt es immer wieder Punkte, die ineinander übergreifen. Dies liegt also nicht an meinem Unvermögen Inhalte richtig zu gliedern, sondern in der vielfältigen Natur der Sache.
While writing, I also noticed that a lot of things sound either incredibly complicated or dangerous. Especially in the first part of the article. And yes, these words are not plucked out of the air, but in the end it's up to you: what, how big, how complicated, how “dangerous” and much more.
Während des Schreibens ist mir auch aufgefallen, das vieles entweder unheimlich kompliziert oder gefährlich klingt. Insbesondere im ersten Teil des Artikels. Und ja, diese Worte sind nicht aus der Luft gegriffen, aber am Ende hast du es in der Hand: was, wie groß, wie kompliziert, wie "gefährlich" und vieles mehr.
In the second part of the article, however, I can show you that many things are easier to manage than they sound in the first part. Unless you want to imitate Wacken or the EDC from now on. But I don't think so, nor is the scope of this article sufficient for you.
Im zweiten Teil des Artikel jedoch kann ich dir aufzeigen, das vieles doch einfacher zu bewältigen ist, als es im ersten Teil noch klingt. Außer du willst halt von jetzt auf gleich Wacken oder das EDC nachahmen. Das glaube ich aber weder, noch ist der Umfang dieses Artikel für Dich dann ausreichend.
Even if some explanations sound weightier: these 2 articles are about an event size that you can manage. So even if things sound terribly bad or complicated, anyone with the will can set up an event to a certain extent. It only sounds so dramatically bad sometimes because A) I don't want to underestimate any eventualities and B) ideally, I have to consider and illuminate every plan of a reader so that this small series of articles makes sense.
Auch wenn manche Ausführung gewichtiger klingt: in diesen 2 Artikeln geht es um eine Eventgröße, die du bewerkstelligen kannst. Also auch wenn gleich Dinge schrecklich schlimm oder kompliziert klingen, jeder mit Willen kann ein Event in einem gewissen Rahmen aufziehen. Es klingt nur deswegen manchmal so dramatisch schlimm, weil ich A) keine Eventualitäten unterschlagen will und B) im Idealfall jedes Vorhaben eines Lesern bedenke und beleuchten muss, damit diese kleine Artikelserie auch Sinn macht.
And even if some of the points mentioned may be irrelevant to you, it is always good if you have at least noticed them. If you then decide “I don't need this point”, then that's a good thing. After all, event organization is not just about what you need, but also about what you don't need. Or where you should adapt your ideas and your event.
Und auch wenn manche erwähnten Punkte für dich irrelevant sein mögen, dann ist es in jedem Fall gut, wenn du diese zumindest wahrgenommen hast. Wenn du dann entscheidest "diesen Punkt brauche ich nicht", dann ist das durchaus gut. Denn es geht bei einer Eventorganisation nicht nur darum, was man braucht, sondern auch darum, was man nicht braucht. Oder wo man seine Vorstellungen und sein Event doch lieber anpassen sollte.
Your vision...
Your vision is probably at the beginning of all things. You probably dream of sound waves swirling through the room. Of atmosphere, (floor) mist and lights, of people dancing in slow motion... Of delicious cocktails and smiling faces; of stories being written in the context of this wonderful moment...
Deine Vision...
Deine Vision steht wahrscheinlich am Anfang aller Dinge. Du träumst wahrscheinlich von Klangwellen, die den Raum durchwabern. Von Atmosphäre, (Boden)nebel und Lichtern, von tanzenden Menschen in Zeitlupe... Von leckeren Cocktails und lachenden Gesichtern; von Geschichten, welche im Rahmen dieses herrlichen Moments geschrieben werden...
The reality...
Yes, all your visions can be made possible. And you can also experience the slow motion if you find a moment, look over the location and the moment kicks in...
But(!) only if you deal with reality, do the planning and execution right - then you can actually experience the vision at some point. More realistically, however, you'll have beads of sweat on your forehead, jumping from here to there like a squirrel, excitedly observing everything and lending a hand wherever it's needed. Especially at your first event and if its success is important to you.
You can avoid a lot of stress by planning accordingly, but remember: as an event organizer, you are not the person who dances and celebrates, but the person who manages everything. Sit down for 10 minutes and have a drink - if you can do that, then enjoy it. I deliberately didn't use the phrase “sit down and relax”. Why do you think? Because there's a good chance that you'll be the most tense person at the whole event. Again: “Especially at your first event and if its success is important to you.”
Much more is your joy and your drive to offer other people something great. Knowing “I created that!”, seeing your posters around town, seeing the stories on TikTok and Instagran about how people celebrated and ideally using them to promote your next event. When people say "That was awesome! When again?" This is your reward (apart from the earning potential). So let's be clear: if you want to party and drink alcohol, go to an event instead of organizing one. Trying to be a lynchpin for your (necessary) team and looking after the guests while drunk and drugged up will only work badly. As an event organizer, your rush, your satisfaction is something else.
Die Realität...
Ja, all deine Visionen kann man ermöglichen. Und auch die Zeitlupe kannst du erleben, wenn du einen Moment Zeit findest, über die Location blickst und der Moment dich kickt...
Aber(!) nur wenn du dich mit der Realität beschäftigst, die Planung und Durchführung richtig machst - dann kann du die Vision irgendwann tatsächlich erleben. Realistischer ist es aber, dass du Schweißperlen auf der Stirn haben wirst, wie ein Eichhörnchen von hier nach da springst, alles aufgeregt beobachtest und überall dort Hand anlegst, wo sie gerade gebraucht wird. Insbesondere bei deinem ersten Event und wenn der Erfolg dessen dir wichtig ist.
Man kann durch entsprechende Planung viel Stress vermeiden, aber bedenke: als Eventorganisator bist du nicht die Person die ausgelassen tanzt und feiert, sondern in der Rolle alles zu managen. Mal 10 Minuten hinsetzen und etwas trinken - wenn du das kannst, dann freue dich darüber. Die Phrase "entspannt hinsetzen" habe ich bewusst nicht verwendet. Warum wohl? Weil die Chancen gut stehen, das du die angespannteste Person auf dem ganzen Event sein wirst. Erneut: "Insbesondere bei deinem ersten Event und wenn der Erfolg dessen dir wichtig ist."
Viel mehr ist deine Freude und dein Antrieb, anderen Menschen etwas großartiges zu bieten. Zu wissen "Das habe ich geschaffen!", deine Plakate in der Stadt zu sehen, die Stories auf TikTok und Instagran zu sehen, wie Leute gefeiert haben und im Idealfall damit Werbung für dein nächstes Event machen. Wenn Laute sagen "Das war geil! Wann wieder?" Dies ist dein Lohn (abgesehen von den Verdienstmöglichkeiten). Also ganz deutlich: Wenn du feiern und Alkohol trinken willst, besuche ein Event, statt eines zu organisieren. Betrunken und zugedröhnt ein Dreh- und Angelpunkt für dein (notwendiges) Team sein zu wollen und sich um die Gäste zu kümmern, das wird nur schlecht funktionieren. Als Eventorganisator ist dein Rausch, deine Befriedigung eine Andere.
Vision vs. reality
This is not meant to sound daunting, but ask yourself what you want and what you expect. Organizing and pulling off an event can be a totally awesome thing! For various reasons. Not just the joy of providing other people with the most memorable moment possible. You'll make new connections, learn lots of new things and grow from challenges. You will also be able to work on yourself - as an example, to act in a solution- and future-oriented way instead of reacting to or focusing on problems.
And no matter what happens: your first event in particular will be a memory for life - no matter how big or small your event is. And no matter what goes wrong, after a few weeks you'll be able to laugh about everything and slap your buddy from the team on the shoulder and say “It was great, wasn't it?”.
But so that not too much goes wrong...
Vision vs. Realität
Das soll nicht abschreckend klingen, aber dich befragen, was du willst und was du erwartest. Ein Event zu organisieren und durchzuziehen kann eine total geile Sache sein! Aus verschiedenen Gründen. Nicht nur die Freude, anderen Menschen einen möglichst unvergesslichen Moment zu unterbreiten. Du wirst neue Verbindungen knüpfen, viele neue Dinge lernen und an Herausforderungen wachsen. Du wirst auch an dir arbeiten können - als Beispiel lösungs- und zukunftsorientiert zu agieren, statt auf Probleme zu reagieren oder darauf fokussiert zu sein.
Und egal was auch passiert: insbesondere dein erstes Event wird dir eine Erinnerung für das komplette Leben werden - egal wie groß oder klein dein Event wird. Und egal was auch schief läuft, nach ein paar Wochen wirst du über alles lachen können und deinem Kumpel aus dem Team auf die Schulter hauen können und sagen "War aber schon geil, wa?".
Damit aber nicht zu viel schiefgeht...
Work in a team
Anything else is nonsense and impossible. No matter what scale you are planning. Work together with at least 2 other people who are either A) good friends or B) have an idea of what they want/need to take care of. Ideally, the people in your team should be A and B in one person. Better even 3, 4 or even 5 team members. You need that many people anyway. And you can decide: do I pay these people and they don't care about anything because they're just working off their payment or do these contributors really want to create an awesome event and should therefore work with you as a team?
Arbeite im Team
Alles andere ist quatsch und unmöglich. Egal welche Größenordnung du planst. Arbeite mit mindestens 2 weiteren Menschen zusammen, die entweder A) gute Freunde sind oder B) Ahnung von dem haben, um was sie sich kümmern wollen/sollen. Im Idealfall sind die Leute aus deinem Team A und B in einer Person. Besser gar 3, 4 oder gar 5 Teammitglieder. So viele Leute brauchst du eh. Und du kannst dich entscheiden: bezahle ich diese Leute und ihnen ist alles egal, weil sie nur ihre Bezahlung abarbeiten oder haben diese Mitwirkenden wirklich Lust darauf ein geiles Event zu erstellen und sollten von daher im uns als Team mitwirken?
Why do you need so "many" people?
Let me list a few roles: Admission control, drinks bar, food preparation and serving, technicians, security, musicians/DJs. Plus, ideally, someone who can always jump in somewhere and help out. That's already 8 people - and you as the organizer shouldn't take on any of these roles. Not because you're too good for anything, but because ideally you should always be available, approachable and able to act.
Serving drinks? Better 2 people - at the same time. Similar for food. Also, just one security guard could easily be insufficient. An event lasting 4, 6, 8, 10 hours? At some point, everyone needs a break, has to go to the toilet or simply finish work and be replaced.
Warum brauchst du so "viele" Leute?
Lass mich ein paar Rollen aufzählen: Einlasskontrolle, Getränkeausschank, Essenszubereitung und -ausgabe, Techniker, Sicherheit, Musiker/DJs. Plus im Idealfall noch jemanden, der immer irgendwo einspringen und aushelfen kann. Das sind jetzt schon 8 Personen - und du als Organisator solltest keine Rolle davon übernehmen. Nicht, weil du dir zu fein für irgendwas bist, sondern weil du im Idealfall stets verfügbar, ansprechbar und handlungsfähig sein solltest.
Getränkeausschank? Besser gleich 2 Personen - zur gleichen Zeit. Beim Essen ähnlich. Auch könnte nur eine Sicherheitskraft leicht ungenügend sein. Ein Event von 4, 6, 8 , 10 Stunden Dauer? Irgendwann braucht jeder mal eine Pause, muss auf Toilette oder schlichtweg Feierabend machen und ausgewechselt werden.
The runner
A “runner” can also be useful. Someone who can quickly dash from here to there at the event, organize something, get something, look for someone or something, whatever. At the event or sometimes in the car if something is needed from outside. Be it more drinks, a new amplifier or power generator because the existing one has broken down or a quick visit to the workshop because something needs to be repaired quickly and someone hasn't packed the toolbox properly or nobody has thought of a soldering iron.
It is almost impossible to think of all eventualities in advance and prepare for them. But if you need a solution quickly, you'll be glad to have the manpower to do it. If not a runner, who else?
Der Runner
Weiterhin sinnvoll kann auch ein "Runner" sein. Jemand der auf dem Event schnell mal von hier nach da flitzen kann, etwas organisieren, besorgen, jemanden oder etwas suchen, was auch immer. Auf dem Event oder auch mal ins Auto, wenn von Außerhalb etwas benötigt wird. Seien es mehr Getränke, ein neuer Verstärker oder Stromgenerator, weil der vorhandene abgeraucht ist oder mal kurz die Werkstatt besuchen muss, weil irgendetwas schnell repariert werden muss und irgendwer die Werkzeugkiste nicht ordentlich gepackt hat oder niemand an einen Lötkolben gedacht hat.
An alle Eventualitäten im Vorhinein zu denken und diese vorzubereiten ist fast unmöglich. Wenn aber schnell eine Lösung zur Hand muss, wirst du froh sein, dafür auch Manpower zu haben. Wenn nicht ein Runner, wer sonnst?
You?
You? As the organizer? You shouldn't leave the area - unless you have a capable deputy to whom you can attribute decision-making and action powers and whom you can trust. You are the captain - and he won't leave his ship at full speed.
And as a captain or ship's crew, it is also important to be approachable. The best option is either to have your cell phone “chained” to you by a lanyard with “ringtone and volume 200% inaudible” or a walkie-talkie. There is no substitute for this if the worst comes to the worst.
You could say “Team, I'm always there and there.” - But you won't be. And just when you're away, someone comes to the place where you're supposed to be, you're not there and chaos ensues.
Avoid any stress you can! And a lack of communication causes a lot of stress. For you, but also for everyone in the team who wants to get the current situation right. "But what/how is right? I can't reach the captain!"
Which we will come to later in this short series of articles: create action strategies for scenario A, B, C ... X, Y, Z, which everyone who needs to know them knows.
Not every person listed above necessarily has to be on your team. You can easily organize a nice girl* for the bar and let her earn money from selling drinks. I would also simply hire admission control and security. The same goes for food preparation.
*= Why a girl for the bar? Because experience shows that men drink more and a good female bartender knows how to charm her way into getting customers another drink. If she's not an experienced bartender, give her a short training course on how to get men to buy another drink - without producing alcohol zombies. These 30 minutes will pay off for you - and if your bartender earns a percentage, which is a very good thing, then she will encourage the guys to have another drink.>
Du?
Du? Als Organisator? Du solltest das Gelände nicht verlassen - außer du hast einen fähigen Stellvertreter, dem du Entscheidungs- und Handlungsgewalt zuschreiben kannst und dem auch vertrauen kannst. Du bist der Kapitän - und der verlässt nicht sein Schiff in voller Fahrt.
Und als Kapitän oder Schiffscrew gehört es auch dazu, ansprechbar zu sein. Das beste ist entweder das Handy per Schlüsselband an dir "festgekettet" mit "Klingelton und Lautstärke 200% unüberhörbar" auszuwählen oder ein Walkie-Talkie. Dafür gibt es im Fall der Fälle keinen Ersatz.
Du könntest sagen "Team, ich bin immer dort und dort." - wirst du aber nicht sein. Und genau dann wenn du weg bist, kommt jemand zu dem Ort wo du vermeintlich bist, du bist nicht vor Ort und schon